会议期间的活动安排关系到会议的质量。因此会务人员一定要仔细安排会议期间的活动，会议期间安排与会议相关的参观、考察也是其中很不错的选择，一方面可以加深参会者对相关议题的直观认识，另一方面，办会机构及利益相关组织可以凭借机会宣传与会议相关的工作场地、工作项目、产品和服务等。
一、明白委办企事业单位举办会议参观活动的目的。在会议的举办当中，关于会议参观活动的议题较为丰富，与会议议题相关的内容很多，包括某些组织的办公环境、教育与培训设施、企业的生产环境、生产设备与工艺流程等等都可以考虑，作为会展公司要做的就是明白委办企业举办会议参观活动的目的，为客户推荐相关的参观议题。
二、充分明白委办企事业单位的特性与背景。作为会议公司，在策划执行企事业单位会议参观委办时，一定要了解企业事业单位本身的特性与背景，因地制宜，选择符合企事业单位的特性与背景的方案进行规划。
三、知道委办企事业单位会议参观活动的行程安排与具体内容。知道委办企事业单位会议参观活动的行程安排与具体内容，看看是否有那些特殊的需求，比如说：参观活动的行程内特殊饮食的要求、参观活动主题晚会或旅游考察的安排等等一系列，在会议开展之前都要和委办企事业单位做充分沟通。
四、一定要按照委办企事业单位的预算分配来规划会议参观活动内容。预算是不得不考虑的问题，会议公司在规划会议参观活动时，一定要问清主办单位的具体预算，根据预算来规划会议参观活动的内容。